コワーキングスペースを上手に活用!仕事に集中するために必要な豆知識を紹介
当サイトではコワーキングスペースを上手に活用するために知っておきたい、仕事に集中するために必要な豆知識をご紹介しています。
他の利用者も利用するオープンなスペースでは、オンとオフを考えながら働くことがおすすめです。
メリハリを付けた働き方が出来るようになり、より役立てられるようになるはずです。
共有するワーキングスペースではイベントで知らない人を減らすこともおすすめします。
幅広い人脈を築けるようになります。
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コワーキングスペースを上手に活用!仕事に集中するために必要な豆知識を紹介
- コワーキングスペースはプライバシーの確保が難しい
- コワーキングスペースではセキュリティに注意が必要
- コワーキングスペースで使えるノイズキャンセリングヘッドフォン
- コワーキングスペースでは場所が重要
- コワーキングスペースのネットワークはVPNがおすすめ(2022.12.5)
- コワーキングスペースでは機密情報は個人の携帯を利用(2022.12.5)
- コワーキングスペースで使うPCは暗号化が必須(2022.12.5)
- コワーキングスペースで便利な生体認証(2022.12.5)
- 漏洩リスクの高い情報はコワーキングスペースに持ち込まない(2022.12.5)
- 自宅以外の作業場を気軽に利用できるコワーキングスペース(2023/10/10)
- 普段使っている場所がメンテナンス中ならコワーキングスペースを借りよう(2023/10/10)
- コワーキングスペースを有効活用できる便利なカフェ(2023/10/10)
- 飲食禁止のコワーキングスペースを借りる注意点(2023/10/10)
- コワーキングスペースとレンタルスペースの違い(2023/10/10)
コワーキングスペースを上手に活用!仕事に集中するために必要な豆知識を紹介
コワーキングスペースをどのように活用するべきか考えている人もいるのではないでしょうか。
仕事をするためのオープンな空間であるコワーキングスペースは、基本的に安く利用できるフリーアドレス制なのが良い点ですが、場合によっては個室が使えることもあります。
もし多くの人がいる空間では落ち着いて仕事に集中できないなら、個室の利用を検討してみると良いかも知れません。
コワーキングスペースによっては自分専用の固定席が借りられる場合もあります。
コワーキングスペースはプライバシーの確保が難しい
コワーキングスペースで十分に考えておかなければならないこととして、プライバシーの確保が難しいことが挙げられます。
そもそもコワーキングスペースというのは共同の仕事場所といった意味であり、全く知らないような大勢の人たちがそれぞれに机に向かって仕事をしているイメージです。
個室スペースではなく、電話についても一定のブース的なものが用意されている施設はありますが、防音が整っているとは限らず普通に声は筒抜けということも珍しくありません。
手を伸ばせば届くような隣席に他の人が座ることもあるわけで、机に広げた書類とか、パソコンの画面などから情報が漏れてしまうのではないかと気になる人がいて当然です。
これらは、共同のスペースだということをしっかりと意識し、本当に漏れては絶対に困るような機密であれば相当に配慮しなければ危険でしょう。
最低でも、席を外すときには机上に見えるように開いたままにしないとか、パソコンの画面にはロックをかけるようなことが必要です。
コワーキングスペースではセキュリティに注意が必要
コワーキングスペースではセキュリティに注意が必要です。
基本的にコワーキングスペースは不特定多数の人が同一の空間を占有することになりますので、人を見たら泥棒とはあまり思いたくはありませんが、情報の漏洩とか物品の盗難には十分に気をつけなければなりません。
最も基本的かつ重要な対策は、そもそも機密性が高いものを持ち込まないとか、貴重品は最小限にして常に身に付けておくことなどが挙げられます。
できれば書類などは持ち込まず、身に付けられる貴重品以外は作業用のPCだけというのが理想的な姿です。
もちろんPCには注意が必要で、席を外すときには常に画面にはパスワードロックをかけるようにするとか、覗き見を防止するために自分自身を含む真正面以外の角度からでは画面が見えなくなってしまうようなフィルターを付けるといったことが考えられます。
そして、気の緩みは最大の敵かもしれません。
漫然と作業するようなことのないように気をつけましょう。
コワーキングスペースで使えるノイズキャンセリングヘッドフォン
コワーキングスペースで使えるアイテムの一つに、ノイズキャンセリングヘッドフォンがあります。
これがどのような製品かは、最近では使ったことのある人も多いでしょうが、音楽などを聴くための通常の意味でのスピーカー機能に加えて、周囲の雑音を捉えた上でそれを打ち消すような音波を同時に発する機能を備えています。
もちろんあまりの大音響などには限界もありますが、これを利用して音楽を聴くと周囲の雑音が耳に入ってこず、ただ純粋に音楽のみが聴こえるようになるわけです。
コワーキングスペースは不特定多数の人が共同利用する場ですから、ある程度の雑音が発生することは避けられません。
この場面でノイズキャンセリングヘッドフォンを使うと、別に音楽を聴かなくてもいわば無音状態を生み出すことができ、それだけ集中力を高めることができるメリットがあります。
コワーキングスペース以外の場面でも使い道はあるかもしれませんし、最近ではイヤフォンタイプの製品も発売されています。
コワーキングスペースでは場所が重要
コワーキングスペースをどこに借りようか迷っている人もいるかも知れません。
選ぶ際にポイントとなることはいくつもありますが、その1つには立地が挙げられるでしょう。
コワーキングスペースが自分にとって便利な場所に位置していれば、利用しやすくなります。
反対にアクセスしにくい不便なところにあれば、借りるメリットがあるかどうか疑問かも知れません。
またオープンな空間で会員が好きなスペースを使用して仕事をするコワーキングスペースは、共有のワークスペースを利用できるだけでなく、様々な機能が備わっていることがあります。
例えば、必要に応じて借りられるセミナールームが備わっているコワーキングスペースがありますが、各地から人を招いてセミナーをするのなら多くの人にとってアクセスしやすい場所に位置している必要があります。
鉄道路線が多く乗り入れているターミナル駅の近くにあれば良いですが、そうでなかった場合にはセミナーの人の集まりが悪くなるかも知れません。
コワーキングスペースのネットワークはVPNがおすすめ
コワーキングスペースはフリーアドレスで自由にネット環境も使える便利なサービスですが、不特定多数の人が利用している環境では情報漏洩に繋がる危険があります。
VPNはネット上に暗号化された仮想の専用回線を設定して、特定の人しか利用することができないものなので、誰が利用しているかわからないような公衆のネット環境下でもセキュリティーを確保することが可能です。
コワーキングスペースにもし、悪意を持って他人の情報を盗み取ろうとしている人がいたとしても、アクセスポイントの通信内容が暗号化されるので、攻撃が困難になります。
会社に勤めている人は会社の、フリーランスの人は有料のVPNサービスに加入してみるのも良いでしょう。
無料のサービスもありますが、速度が遅かったり信用できない場合もあるので注意が必要です。
また、海外のコワーキングスペースでも国内の回線を使っているように見せかけることができるため、インターネット上の規制がある国での接続時にも重宝します。
コワーキングスペースでは機密情報は個人の携帯を利用
コワーキングスペースは便利なもので、これまで喫茶店をハシゴしていた様なワーカーに愛されています。
居心地の良い場所を見つけたなら月額課金をすればかなり安く利用出来ますし、お決まりの席が決まっていつもそこが取れるのなら、ほとんど仕事場を持ったようなものです。
しかしコワーキングスペースは注意しなければならないところがあり、フリーWi-Fiを利用しているところが多いという点です。
フリーWi-Fiはどうしてもセキュリティ面で不安が残るため、業務上の機密データを送信するのは避けた方がいいでしょう。
結局それをしたい場合は、個人の携帯を使ってWi-Fiを使わずに送信する、といった対策が必要です。
常にデータをやりとりする様な業務には向きませんが、それなりに頻度が少ない場合にはそれで対策するといいでしょう。
場所によっては有線を引いているところもあるため、業務上フリーWi-Fiがどうしても難しい場合は、有線を使える条件で探すといいかもしれません。
コワーキングスペースで使うPCは暗号化が必須
コワーキングスペースでPCを使って作業している人は大勢いますが、基本的にフリーWi-Fiを利用するため、PC側での暗号化は必須となっています。
フリーの人が利用している事の多いコワーキングスペースは、誰もその部分は保証してくれないため、自分での対策が必要なのです。
場合によっては取引先が、コワーキングスペースからの送信を控えるように言ってくる場合もあるぐらい、フリーWi-Fiと機密情報との相性は悪いと言えるでしょう。
自身で暗号化して、そのセキュリティを高めていればいい訳で、そのぐらいの努力義務はあるのです。
ネットを使う分にはそれほど気にしないでいいところであり、大事なデータを送る時は気を付けたほうがいいといった感じなので、ずっといて作業している分には気にしないでいい扱いです。
本来はそれほど気にしないでいいはずなのにうるさく言われそうな場合は、コワーキングスペースで作業していることを初めから言わない、といった対策も可能かもしれません。
コワーキングスペースで便利な生体認証
コワーキングスペースは誰かも知らない大勢の人と同じ空間を使うという利用形態であり、セキュリティには注意しなければなりません。
しかし人が大勢いるという事は相互に監視している状態でもありますし、スタッフも常に見ている訳ではないとしても居る訳で、早々盗難は起こらない環境です。
その中で気になるのが、トイレに立つ時のノートパソコンやタブレットなどのセキュリティというのはよく聞く話となります。
いちいちカバンに入れて持っていくとなると大仰ですが、しかし情報の塊であるそれらをそのまま放置するのも気が引けます。
そこで生体認証を導入する事で、離席を簡単にしつつセキュリティ面で万全を期する事が出来る様になるのです。
喫茶店での長時間作業と同様に、コワーキングスペースのテーマの一つにも離席問題があり、スマホはポケットに入れればいいとしても、ノートパソコンやタブレットは悩ましいところになっています。
暗証番号でも少し不安が残るようなら、生体認証を導入するのが最適かもしれません。
漏洩リスクの高い情報はコワーキングスペースに持ち込まない
これはなかなか難しい問題になるかもしれませんが、コワーキングスペースとはそもそもが共同の場所であることを認識し、漏洩リスクの高い情報は初めから持ち込まないようにすることも十分に考えておく必要があります。
共同であることとプライバシー性の確保というのは、基本的には相入れない要素であるわけです。
何がハイリスクかはそれぞれの仕事によりますので他人が判断することではありませんが、未発表の新製品情報とか顧客の個人情報などはその代表的なものでしょう。
別にコワーキングスペースでなくとも、流出すると社会問題になってニュースに取り上げられてしまいかねないようなものは間違いなくハイリスクですし、それ以外にも漏れてはならない情報はいくらでもあるはずです。
仕事上、このような情報を扱わないと業務にならないというような人は、そもそもコワーキングスペースのような場所で行うことが適切かどうか、今一度考え直してみてください。
自宅以外の作業場を気軽に利用できるコワーキングスペース
新型コロナ感染症における感染対策もあり、テレワークが新たな働き方として定着しつつあります。
しかしながら、自宅で仕事をしたくても自宅が狭くて作業スペースが確保できずに集中できなかったり、家族の目が気になったり、家の中に閉じこもっていることが苦痛になっているという方もいるのではないかと思います。
そんな方のテレワーク作業の場のひとつとして、気軽に利用できるコワーキングスペースという選択肢もあります。
コワーキングスペースはシェアオフィスやレンタルオフィスと違い、個室になっておらず図書館やカフェのようなオープンスペースの作業場となっているところが多く、その分金額が比較的安価な設定となっています。
机やプリンタ、WiFiなど作業に必要なインフラは整備されていますし、場所によってはフリードリンクが用意されている場合もありますので、初期投資なしで作業環境を利用できます。
月額もしくは一時料金で利用ができますので、気軽に利用できるのも魅力です。
自宅以外の作業場所をお探しの方は、一度お試しで利用してみるのもよいでしょう。
普段使っている場所がメンテナンス中ならコワーキングスペースを借りよう
現代ではわざわざ職場に出向かず、いろいろな場所で仕事を行うことが可能です。
ノートパソコンがあれば必要な文書の作成やデータの入力、簡単なプログラミングなどが行なえますし、インターネットが常時繋がっている場所があればいつでもデータのやり取りが可能です。
インターネットカフェやマンガ喫茶、ファストフード店などでは今や無料でインターネットが利用可能な場合が多いので、是非活用すると良いです。
ただし様々な事情によって各店舗がメンテナンス中の場合もあるので、不便を感じることも多いでしょう。
このような場合には最寄りのコワーキングスペースを借り、そこで集中して作業に取り組むことをおすすめします。
コワーキングスペースでは室内がちょうど良い狭さになっていることが多い上に、防音設備もしっかりと用意されていることも少なくないからです。
ちょっとした食べ物や飲み物も備え付けられているので、休憩がてら栄養補給も可能なのですごく助かります。
予約もパソコンやスマートフォンから簡単に行えるので、ぜひ一度借りてみてください。
コワーキングスペースを有効活用できる便利なカフェ
リモートワークが浸透してきている近年では、自宅以外で仕事をしているビジネスマンも増加してきています。
会社に行かずにゆったりとリラックスしながら働けるコワーキングスペースは、非常に便利で役立つサービスといえます。
特に、ただの個室だけではなくカフェも併設しているカフェは、女性や若者、中高年など幅広い世代で人気を集めているのです。
コワーキングスペースでは、ドリンクやお菓子などをいただきながら仕事に専念することができます。
さらに、仕切りがある部屋も用意されていて、通話等にも自由に活用することが可能です。
周りの視線を気にすることなく業務に専念することができる場所として、高い満足度を誇っているといえます。
口コミによる評判も非常に良く、リピーターとなる利用者も多く見られるようになりました。
オシャレで落ち着いた雰囲気の中で、お茶を飲みつつ優雅な気分で過ごせます。
リーズナブルな価格で質の高いサービスを受けられます。
飲食禁止のコワーキングスペースを借りる注意点
コワーキングスペースは、仕事や勉強をするために利用できる共有スペースです。
コワーキングスペースを利用するときは注意点もあります。
それは、飲食禁止のところもあるということです。
コワーキングスペースでは飲食が禁止されていることも多く、その理由の一つとして衛生面の問題があります。
飲食をすると机や椅子、キーボードなどに食べ物や飲み物の汚れが付着し、雑菌や臭いの原因になります。
他の利用者にとっては、他の人が食べたものやにおいが気になる場合もあります。
環境面も問題となります。
飲食をするとゴミや容器が増えます。
室内は多くの人が利用するため、ゴミの分別や処理が大変です。
そして仕事中に集中力がなくなる場合もあります。
飲食をすると、咀嚼や嚥下などの動作が脳に影響を与え、集中力が低下します。
また、他の人が飲食をしている音により気が散る場合もあります。
一方で、飲食禁止ではないコワーキングスペースでは、ストレス解消につながることもあります。
飲食をすることは、仕事や勉強の合間にリフレッシュする方法の一つになるからです。
スペースを利用するときは、飲食が禁止されているかどうかもチェックしましょう。
コワーキングスペースとレンタルスペースの違い
コワーキングスペースとレンタルスペースは、どちらも仕事や勉強などをするために利用できるスペースですが、いくつかの違いがあります。
まず違う点は料金です。
コワーキングスペースは、時間単位で料金を支払うことで、自由に席を選んで活用できるスペースです。
レンタルスペースの場合は、予約制で必要な時間や人数に応じて部屋や設備を借りることができる月額制のスペースです。
コワーキングスペースは、短期的や定期的に利用する場合にお得な場合が多いです。
その反対にレンタルのスペースは、長期的に利用する場合に便利な場合が多いです。
利用目的も違うところです。
コワーキングは、主に個人やフリーランスの方が仕事や勉強をするために利用します。
レンタルは、主にグループや団体の方が会議やセミナー、イベントなどを開催するために活用します。
コワーキングでは、他の利用者と交流したり、共同作業したりすることもできます。
レンタルでは、個室タイプになっていることが多いので、プライバシーを保ちながら自分たちだけの空間を確保できます。